Uppdraget

EiRA sluter avtal med förlagen avseende prenumerationer av elektroniska tidskrifter, men också e-böcker och ett evidensbaserat kunskapsstöd. Dessa licencsavtal omfattar i dagsläget all landstingsfinansierad sjukvård i Sverige. Ett konsortium blir en stark förhandlare på den internationella förlagsmarknaden och verkar därmed för att hälso- och sjukvården får önskat innehåll till bästa möjliga pris. Oavsett i vilket landsting/region man verkar, har man som landstingsanställd tillgång till ett basutbud av e-tidskrifter och e-böcker samt till BMJ Best Practice.
Vissa landsting/regioner har också tecknat avtal om ett utökat innehåll, så kallade tilläggspaket. Landstingens personal når alla dessa elektroniska resurser via sina sjukhusbibliotek. Fyra landsting har samlat innehållet i EiRA, lokala prenumerationer och fria e-resurser i Sjukvårdens e-bibliotek.

Från och med 2012 har också den kommunala socialtjänsten möjlighet att ansluta sig till ett socialtjänstbibliotek, som bygger på ett nationellt ramavtal, där innehållet är speciellt utformat för både individ- och familjeomsorg samt för vård och omsorg. För närvarande är ca 10% av kommunerna anslutna. Anslutning av nya kommuner sker kontinuerligt. Ett nytt erbjudande inför 2013 presenteras under hösten.

Arbetsprocessen

EiRA:s kansli har en kontinuerlig dialog med leverantörerna, som i dagsläget består av 14 internationella förlag. Licensavtalen tecknas vanligtvis för ett till tre år och reglerar användningen i form av nedladdningar, utskrifter, distribution, fjärrlån, distansåtkomst m.m.

Utöver själva avtalsprocessen har kansliet också rollen som ”kundtjänst”, vilket innebär att förmedla kontakter mellan kunderna (landstingen) och leverantörerna (förlagen) i frågor som rör innehåll, access, tester m.m. Fram till 2009 hade EiRA avtal med en prenumerationsförmedlare som skötte både förhandlingar och de dagliga kundtjänstärendena.

Kontinuerligt arbete med användarstatistik och hantering av den centrala länkserverfunktionen sker också via kansliet.

EiRA:s kontaktnät ut i landstingen sker framför allt via sjukhusbiblioteken, som gör resurserna tillgängliga via sina webbsidor, samt marknadsför och utbildar användarna.Till hjälp har EiRA en kontaktgrupp som agerar ambassadörer i landsting/regioner och utgörs av en till fyra representanter från varje landsting/region. Därutöver finns ett antal arbetsgrupper.

Tidplan

Eirasamarbetet har pågått sedan millennieskiftet och arbetet löper på kalenderårsvis med förhandlingar varje höst som resulterar i licensavtal som träder i kraft från årsskiftet.